¡Eventos Virtuales!, 7 claves para organizar tus eventos paso a paso
El Coronavirus ha acelerado la Transformación digital y ha traído consigo la explosión de los eventos virtuales. Muchos de ellos centrados en la formación para captar y madurar leads potenciales.
El paso de eventos físicos a digitales no es tan sencillo, la solución está en no intentar copiar tus eventos presenciales, sino crear una experiencia distinta. Es probable que muchos de ellos estén aquí para quedarse, así que te contamos 7 pasos para organizar el mejor evento digital y poder utilizarlo para tu marca.
Pasos para organizar tu primera jornada digital:
1) Aportar valor a tu evento: La transición de eventos físicos y virtuales no es sencilla, ya que ambos aportan valores diferentes. Los eventos físicos tienen una categoría de ocasión especial de algo que apuntamos en nuestra agenda. En muchos casos incluyen viajes, comidas, bebidas, y por supuesto la oportunidad de conocer gente y hacer networking en persona.
En cambio, los eventos virtuales no se perciben como una ocasión tan destacada, pero a cambio suponen una gran reducción de gastos y permiten el acceso a muchos más participantes, ya que el único requisito de entrada es tener un dispositivo con acceso a Internet.
Por lo tanto, no hay que centrarse en copiar lo que uno hace offline, sino en crear una experiencia distintiva y que refleje tus valores de marca. Hay que pensar cuáles son los ingredientes imprescindibles que no pueden faltar en tus eventos y en cómo transmitirlos al medio online.
2) Adaptarse a tu audiencia: Para que un evento viruta funcione, una de las prioridades es aportar valor a la audiencia. En un evento físico, por lo general las personas se comprometen comprando una entrada. Pero en los digitales hay menos compromiso, ya que normalmente son gratuitos y de acceso libre. Esto tiene algunas ventajas, ya que reduce barreras de entrada.
El problema es que uno en un evento virtual compite con con otro contenidos de Internet, que el usuario podría estar consumiendo en ese momento, o incluso en otras actividades presenciales. Y si el evento es gratuito, es más fácil que se distraiga y abandone a la mitad.
Para contrarrestar este inconveniente, el primer paso es conocer mejor a la audiencia respondiendo algunas preguntas cómo:
¿Qué tipo de persona va a unirse a mi evento?
¿Cómo han cambiado sus prioridades durante los últimos meses, para adaptarse a un evento virtual?
¿Cómo está familiarizada mi audiencia con las nuevas tecnologías?
¿Qué tipo de actividades online prefieren?
3) Centrarse en ayudar: A veces los eventos físicos pueden tener un fuerte elemento promocional. En general, es un público más cautivo que en el medio online, y se manejan en un ambiente que favorece ese tipo de comunicación (ejemplo: ferias sectoriales).
En cambio, las personas están más acostumbradas a acudir a Internet en busca de ayuda y contenidos gratuitos, y un nivel excesivo de promoción puede desgastarlas y hacer que abandonen el evento.
Por lo tanto, es necesario replantear los eventos digitales pensando en como puede ayudar tu marca a la audiencia y no tanto en conseguir ventas rápidas o promocionar tu marca.
4) Escoger la tecnología adecuada: La elección de la tecnología adecuada dependerá de nuestro presupuesto, del volumen de personas a las que queremos llegar y sobre todo de los conocimientos tecnológicos de la audiencia. La prioridad siempre debe ser reducir las barreras de entrada para los participantes, esto es hacer que les sea fácil acceder a los contenidos y que la experiencia de usuario no les resulte frustrante.
Además de investigar por nuestra cuenta, puede ser buena idea buscar asesoramiento de algún proveedor de eventos virtuales, que pueda encargarse de la gestión de los aspectos tecnológicos y creativos del evento.
5) Tener en cuanta la accesibilidad: Uno de los puntos más fuertes de los eventos virtuales es que permiten acceder desde todo el mundo y en cualquier momento, así que no hay que limitar esa accesibilidad. Por un lado, pensar en como adecuar la hora de tu evento a la ubicación de los usuarios, ya que quizás nunca habías pensado en llegar a un público de habla hispana residente en Latinoamérica, pero ahora es más fácil que nunca. Sin embargo, para que esto pueda funcionar, tendrás que programar tu evento en horario de tarde en España (mañana en Latinoamérica).
De la misma manera, hay que tener en cuenta que no todos los usuarios podrán conectarse en directo, pero quizás estén interesados en acceder a los contenidos más tarde, así que no olvidarse de subir videos del streaming y otros contenidos después del evento.
6) Organizar el pre y post evento: Al final, un evento es una experiencia. Para aprovechar todo el potencial, asegurate de programar comunicaciones especiales tanto para usuarios registrados, como para el público general, antes y después.
Antes del evento, centrarse en crear máximas expectativas, animar a los usuarios a registrarse y superar posibles barreras tecnológicas explicándoles paso a paso lo que tienen que hacer.
En el post evento, es interesante enriquecer la experiencia ofreciendo contenido adicional y preguntar su opinión a los asistentes para poder mejorar futuras jornadas digitales. En algunos casos, quizás sea una buena oportunidad para introducir alguna oferta o descuentos especiales para convertir a los usuarios.
7) Medir los resultados: La gran ventaja de organizar un evento en formato digital, es que podemos saber que está pasando a cada momento y en tiempo real. Se puede saber el número de usuarios, tiempo de permanencia, niveles de interacción, entre otros.
En definitiva, podemos acceder a un montón de datos que nos permiten saber cuál es el impacto del evento y poder hacer ajustes para optimizarlo, incluso sobre la marcha.
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